Senin, 29 November 2010

SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT

SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT
( SAP )

PENGERTIAN

SAP adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu. Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan carareal time.mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
SAP juga menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programming (ABAP). ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasa pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.Tampilan dari SAP menggunakan Windows Explorer Screen Format (semua Menu terletak pada sisi kiri layar).


TUJUAN PENGGUNAAN SAP

Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan.

Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.



KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN SAP

Keuntungan dari penggunaan SAP adalah SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap system dan perusahaan implementator.

SAP merupakana table drive customization software.
1
Perubahaan persyaratan bisnis dapat dilakukan dengan cepat menggunakan sekumpulan program umum.
2
Penambahan program sumber menggunakan User-exits

Perangkat seperti variasi layer untuk melakukan pengesetan terhadap atribut field baik itu untuk disembunyikan, ditampilkan atau menjadikan field utama.

AREA FUNGSIONAL SAP

SAP dikategorikankedalam3 area fungsionalutama:

1.Logistics
Sales and Distribution (SD)
Material Management (MM)
Warehouse Management (WM)
Production Planning (PP)
General Logistics (LO)
Quality Management (QM)

2. Financial
Financial Accounting (FI)
Controlling (CO)
Enterprise Controlling (EC)
Investment Management (IM)
Treasury (TR)
Human Resources
Personnel Administration (PA)
Personnel Development (PD)


LINGKUNGAN SISTEM SAP

Sistem pengembangan adalah lingkungan dimana sebagian besar implementasi berada pada lingkungan ini.

Sistem penjaminan kualitas adalah lingkungan dimana semua pengetesan akhir berada pada lingkungan ini sebelum dijalankan pada lingkungan produksi.

Sistem produksi adalah lingkungan dimana terlaksananya semua aktifitas bisnis sehari-hari Lingkungan ini juga merupakan client untuk semua pemakai terakhir menjalankan fungsi pekerjaan keseharian.


BIDANG KARIR DALAM SAP

Functional
Berhubungan dengan fungsi ERP, biasanya orang dengan latar belakang keuangan ( untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD ( untuk modul HR ), ataupun orang teknik ( untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidang ilmu terkait bisa menjadi functional.

ABAPer,

Dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuatreport / customi akan system SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.


Basis

Basis mudahnya adalah system administrator. Basis inilah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling, set up system dan pekerjaan admin lainnya.

Data di SAP
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP :
1. Data Transaksi
Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order
Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu
2. Master Data
Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master
Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP

SAP terdiri dari model-model aplikasi sebagai berikut :
SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing).
MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol.

Dampak Integrasi
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat:
Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing”

Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.


Transparansi data - Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.

Parameter Integrasi
Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.

Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.

Proses Bisnis dan Fungsi dalam SAP

Sistem SAP dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan keseluruhan rangkaian proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi.
Ø Finance / Accounting melakukan proses pembayaran ke vendor.
Ø Finance akan mengakses PO dan goods receipt melalui sistem pada saat menerima invoice dari vendor untuk melakukan checking secara ‘3 way matching’ (menggunakan 3 dokumen PO-GR-invoice)
Ø Bagian warehouse membuat goods receipt untuk penerimaan barang dari vendor
Ø Purchasing organization membuat PO
Dalam suatu organisasi, misalnya perusahaan manufacturing, ini berarti integrasi keseluruhan proses supply chain – mulai dari supplier sampai dengan customer – dalam suatu rangkaian proses yang saling berbagi informasi.
Secara garis besar mengenai proses-proses bisnis yang berlaku pada suatu organisasi manufacturing meliputi :
1. Rangkaian proses end-to-end
2. Proses Procurement to Payment
3. Proses Order to Cash
4. Proses Inventory/Warehouse Management
5. Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO)
SAP Data Archiving
Data archiving menuntut kerjasama yang tinggi antara user dan Administrator serta harus direncakaan dengan baik antar departement. Tujuan system administrator adalah menjaga database yang sekecil mungkin, yang berarti menghapus object data sebanyak mungkin, padahal keinginan user adalah bisa mengakses data yang online sebanyak mungkin baik itu untuk analisis, sekedar menampilkan atau reporting. Karena itu dibutuhkan kompromi untuk hal ini, kapan data akan diarchive. Tujuan jangka panjang adalah menjaga volume data agar tetap konstan dan memiliki strategi yang baik dalam archiving.
Keinginan Technical team dan user sering bersebrangan. Bagi user, kondisi yang diinginkan adalah semua data dapat di akses dengan cepat. Dari sisi technical, keinginan user ini dipertanyakan. Kenapa semua data harus disimpan terus? Dengan menyimpan data terus menerus menyebabkan disk penuh dan index tree menjadi gemuk. Index yang gemuk ini akan menyebabkan pengaksesan terhadap record menjadi lambat. Secara technical, index ini bisa diatasi dengan menambah kapasitas memory dan processor. Sama pula bila disk penuh, tinggal membeli dan menambah disk. Berapa investasi yang diperlukan tiap tahun untuk menambah disk, memory dan processor.
Secara bisnis, tidak semua data diakses tiap hari. Hanya data yang diperlukan untuk keperluan bisnis yang sering diakses. Data yang secara bisnis proses sudah closed, (misal dari Purchase Order, Good Receipt dan sampai payment) tidak akan diakses lagi kecuali keperluan khusus.
Setiap bulan, oleh financial dilakukan month end closing, sebuah proses tutup buku bulanan. Data yang secara bisnis proses sudah berstatus closed, tentu tidak akan diubah. Bayangkan bila data pemesanan barang dengan spesifikasi dan harga tertentu yang sudah dibayar, tapi dilakukan pengubahan nilai rupiahnya atau speknya.
Data yang secara bisnis role tidak boleh diubah ini, bila masih dibutuhkan untuk diakses, bisa dilakukan archiving.
Dengan archiving, keinginan user untuk mengakses semua data (hanya yang dibutuhkan) dengan cepat bisa terwujud. Begitu pula keinginan technical team (Administrator) untuk menjaga kerampingan index database, mengurangi investasi penambahan hardware terpenuhi.
Proses Archive Data
Ada 2 tahap dalam archiving :
Membuat archive files : Program archiving menulis (write) data yang diarchive dari R/3 database ke dalam bentuk archive files.
Menghapus data : Program deletion akan membaca data dari archive file dan akemudian menghapusnya dari database.
Bagi perusahaan yang ingin mengimplementasikan Archiving, haruslah mengerti benar kondisi database dan keinginan user. Pelajari third party solution seperti IXOS, Mobius, HP, Content Manager (IBM) atau lainnya.
Scope integrasi, harga license tiap user SAP yang relative mahal, biaya consultan yang lumayan dan tingginya ‘kutu loncat’ SDM SAP, menyebabkan tidak semua perusahaan ‘berani’ memakai solusi SAP.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar